Den Wechsel vom alten ATS planen, ohne Daten zu verlieren

Ein neues System einzuführen, fühlt sich für viele Agenturen an wie ein Umzug mitten im laufenden Betrieb. Die Sorge ist berechtigt: In der Datenbank steckt die Arbeit von Jahren. Kandidaten, Firmen, Mandate, Notizen und Gesprächsverläufe dürfen auf dem Weg nicht verloren gehen.

Mit einem klaren Ablauf wird der Wechsel planbar. Diese Schritte haben sich bewährt.

1. Den Export früh anfordern

Klären Sie mit Ihrem bisherigen Anbieter, welche Daten Sie in welchem Format exportieren können. Manche Systeme liefern mehrere Dateien, etwa getrennt nach Kandidaten, Firmen und Mandaten. Fragen Sie auch nach Anhängen wie Lebensläufen und nach Notizen.

2. Die Struktur abgleichen

Jedes System benennt Felder anders. Bevor importiert wird, sollte feststehen, welches alte Feld wohin gehört. Ein Feld wie Kündigungsfrist ist für Headhunter wichtig und darf nicht in einem Sammelfeld verschwinden.

3. Dubletten bereinigen

Über die Jahre entstehen doppelte Einträge. Derselbe Kandidat mit zwei Mailadressen, dieselbe Firma in zwei Schreibweisen. Der Wechsel ist der beste Zeitpunkt, um das zu bereinigen. Unklare Fälle sollte ein Mensch entscheiden, nicht ein Automatismus.

4. Verknüpfungen erhalten

Der Wert einer Datenbank liegt in den Verbindungen: welcher Kandidat bei welchem Mandat im Gespräch war, welche Firma zu welchem Kontakt gehört. Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig, ob diese Beziehungen stimmen.

5. Postfächer und Kanäle verbinden

Ab dem Wechsel sollen neue Nachrichten im neuen System landen. Verbinden Sie Mail und weitere Kanäle direkt, damit Ihr Bestand ab dem ersten Tag aktuell bleibt.

6. Den Vertrag im Blick behalten

Kündigungsfristen bestimmen oft den Zeitplan. Planen Sie den Import so, dass Ihre Daten rechtzeitig vor dem Vertragsende im neuen System sind.

So läuft der Wechsel zu Sourge

Wir übernehmen Ihren Bestand gemeinsam mit Ihnen, gleichen die Struktur ab und bereinigen Dubletten. Was unklar ist, legen wir Ihnen zur Entscheidung vor. Mehr dazu auf der Seite Migration.